Het voelt vaak alsof iedereen de hele dag aan het werk is. Toch blijft er aan het eind van het jaar minder over dan je zou verwachten. Een van de eerste dingen om te bekijken is dan de bezettingsgraad: welk deel van de beschikbare uren wordt echt aan klanten doorgerekend?
Wat is de bezettingsgraad?
De bezettingsgraad (ook wel declarabiliteit of productiviteit) is:
Bezettingsgraad = declarabele uren ÷ beschikbare uren
- Beschikbare uren: de uren waarop iemand kan werken. Contracturen min vakantie, feestdagen en ziekte.
- Declarabele uren: de uren die je aan een klant of opdracht kunt doorrekenen.
Alles daartussen zijn niet-declarabele uren: reistijd die je niet doorrekent, magazijn, onderhoud van bussen en gereedschap, overleg, herstelwerk en wachten op materiaal.
Een rekenvoorbeeld
Dit is een verzonnen voorbeeld om de rekensom te laten zien.
Een bedrijf heeft 6 monteurs. Elke monteur heeft 1.600 beschikbare uren per jaar en maakt 1.200 declarabele uren. De bezettingsgraad is dan 1.200 ÷ 1.600 = 75%.
Stel dat de bezettingsgraad 5 procentpunt stijgt, naar 80%. Per monteur is dat 5% van 1.600 = 80 uur extra per jaar. Voor 6 monteurs samen 480 uur. Bij een tarief van €65 per uur is dat €31.200 extra omzet, met hetzelfde team en dezelfde loonkosten.
Andersom werkt het net zo: zakt de bezettingsgraad een paar procent, dan verdwijnt dat bedrag zonder dat iemand minder hard werkt.
Waarom 100% geen doel is
Niet elk uur kan declarabel zijn. Een bus inrichten, een nieuwe collega inwerken en materiaal ophalen horen bij het werk. Een bezettingsgraad die heel hoog is, kan ook betekenen dat er geen ruimte meer is voor spoedklussen of dat onderhoud blijft liggen.
Het doel is daarom geen maximum, maar weten waar je staat en waar de niet-declarabele uren naartoe gaan. Een paar procent winst zit vaak in dingen als planning (minder rijden en wachten) en in het doorrekenen van uren die je nu weggeeft.
Hoe je begint met meten
- Leg per week de uren per medewerker vast, met per uur een opdracht of een categorie (reistijd, magazijn, herstel).
- Tel per maand de declarabele en de beschikbare uren op.
- Kijk naar het verloop, niet naar één week. Seizoenen en vakanties maken grote verschillen.
Wat de bezettingsgraad betekent voor je tarief en je team
Hoe minder uren je kunt doorrekenen, hoe hoger je kostprijs per uur. Dat effect reken je uit in uurtarief berekenen voor je vakbedrijf. En twijfel je over uitbreiding: de bezettingsgraad bepaalt ook of een extra medewerker zichzelf terugverdient.
Bezetting en backlog in één beeld
Bezettingsgraad kijkt terug: welk deel van de uren werd verkocht? De backlog kijkt vooruit: hoeveel weken werk ligt er al? Stel in dit voorbeeld je eigen grens in en zie wanneer de planning gaat schuren.
Weken werk in de planning, per week
Hangt hiermee samen
- Extra medewerker terugverdienen: de bezettingsgraad bepaalt of een nieuwe collega zichzelf terugverdient.
- Uurtarief berekenen: minder declarabele uren betekent een hogere kostprijs per uur.
- Marge per opdracht berekenen: als uren schaars zijn, telt wat elk uur oplevert.
Welk pakket past hierbij?
Met Sturen op cijfers zie je bezettingsgraad en backlog elke maand, per medewerker, zonder zelf uren te tellen. Wil je eerst eenmalig weten waar je uren naartoe gaan, begin dan met de Winst- en knelpuntenscan.
Wil je weten hoeveel van jullie uren echt declarabel zijn? In de gratis datacheck kijken we of je urenregistratie dat al laat zien en wat er nog ontbreekt.
Laat mij zien waar mijn geld lektVakbedrijf in de IJmond, Kennemerland of elders in Noord-Holland? Dan kom ik langs op de zaak. Online kan ook.