Een offerte is een voorspelling. Je schat hoeveel uur een klus kost, welk materiaal erin gaat en wat je daarbovenop wilt verdienen. Een nacalculatie is de controle achteraf: klopte die voorspelling? Veel vakbedrijven slaan die stap over. Niet uit onwil, maar omdat het na de oplevering alweer druk is met de volgende klus.
Toch is de nacalculatie de plek waar je leert hoe je bedrijf echt verdient. Zonder nacalculatie reken je bij elke nieuwe offerte met dezelfde aannames, ook als die al jaren niet meer kloppen.
Wat is een nacalculatie?
Een nacalculatie zet de werkelijke kosten van een opdracht naast de voorcalculatie uit je offerte. Je vergelijkt minimaal drie dingen:
- Uren: hoeveel uur is er echt aan gewerkt, inclusief voorbereiding, reistijd en herstelwerk?
- Materiaal: wat is er werkelijk ingekocht en verbruikt?
- Overige kosten: huur van materieel, onderaanneming, extra ritten.
Het verschil tussen offerteprijs en werkelijke kosten is je werkelijke marge op die opdracht.
Een rekenvoorbeeld
Dit is een verzonnen voorbeeld om de rekensom te laten zien.
Een signbedrijf levert gevelreclame voor €4.800 excl. btw. In de offerte ging het uit van 24 uur werk en €1.400 materiaal. Met een kostprijs van €55 per uur ziet dat er zo uit:
| Voorcalculatie | Nacalculatie | |
|---|---|---|
| Uren × €55 | 24 uur = €1.320 | 31 uur = €1.705 |
| Materiaal | €1.400 | €1.550 |
| Totale kosten | €2.720 | €3.255 |
| Marge | €2.080 (43%) | €1.545 (32%) |
De opdracht is nog steeds winstgevend. Maar er verdween €535 marge, vooral door zeven extra uren. Eén keer is dat geen probleem. Gebeurt het bij elke vergelijkbare klus, dan is je prijs voor dit soort werk structureel te laag.
Wat heb je nodig?
Je hebt geen nieuwe software nodig om te beginnen. Wel drie dingen:
- Uren per opdracht. Uit je urenregistratie, planning of desnoods de weekbriefjes van je monteurs. Het belangrijkste is dat uren aan een opdracht te koppelen zijn.
- Inkoop per opdracht. Facturen van leveranciers met een projectnummer of klantnaam erop.
- Een kostprijs per uur. Wat kost een uur van je medewerker je werkelijk, inclusief loonkosten en een deel van je bedrijfskosten? Lees ook hoe je je uurtarief berekent.
Wat doe je met de uitkomst?
Een losse nacalculatie is interessant. Tien nacalculaties naast elkaar zijn waardevol. Dan zie je patronen:
- Welk type opdracht loopt structureel uit? Montage op hoogte, maatwerk, kleine klussen?
- Welke klanten leveren meer of minder op dan gedacht?
- Waar zit het verschil vooral in: uren of materiaal?
Met die patronen pas je je volgende offertes aan. Soms is de conclusie dat een type werk duurder moet. Soms dat je het beter niet meer aanneemt.
Veelgemaakte fouten
- Alleen de grote klussen nacalculeren. Kleine klussen lopen vaak het hardst uit, juist omdat reistijd en voorbereiding zwaar wegen.
- Uren van de eigenaar vergeten. Jouw tijd voor inmeten, overleg en regelwerk kost ook geld, ook als je jezelf niet per uur uitbetaalt.
- Nacalculeren zonder terugkoppeling. Als de uitkomst niet terugkomt in de volgende offerte, heb je alleen extra administratie gemaakt.
Van losse nacalculaties naar één overzicht
Zet je nacalculaties per dienst naast elkaar, dan krijg je een overzicht zoals hieronder. Klik op de kengetallen: omzet, bijdrage, bijdrage per uur en marge vertellen elk een ander verhaal over hetzelfde werk.
Omzet per jaar
Hangt hiermee samen
- Marge per opdracht berekenen: de volgende stap, waarin je opdrachten niet alleen op marge maar ook op bijdrage per uur vergelijkt.
- Uurtarief berekenen: zonder betrouwbare kostprijs per uur is elke nacalculatie een schatting.
- Offertes opvolgen: wat je leert uit nacalculaties, verwerk je in je volgende offerte.
Welk pakket past hierbij?
In de Winst- en knelpuntenscan zetten we je opdrachten van het afgelopen jaar naast elkaar en laten we zien welk werk structureel uitloopt. Wil je dat elke maand bijgehouden hebben, zonder zelf spreadsheets te vullen, dan is dat Sturen op cijfers.
Wil je weten welke opdrachten bij jou structureel uitlopen? In de gratis datacheck kijken we of je uren en inkoop al per opdracht te koppelen zijn en wat er nodig is voor een betrouwbare nacalculatie.
Laat mij zien waar mijn geld lektVakbedrijf in de IJmond, Kennemerland of elders in Noord-Holland? Dan kom ik langs op de zaak. Online kan ook.