Offertes opvolgen: waarom je scoringspercentage meer zegt dan het aantal aanvragen

De meeste vakbedrijven weten ongeveer hoeveel aanvragen er binnenkomen. Veel minder bedrijven weten hoeveel offertes er uiteindelijk opdracht worden, en waarom de rest niet. Terwijl daar vaak de snelste winst zit: meer opdrachten uit dezelfde aanvragen, zonder extra marketing.

Het scoringspercentage

Je scoringspercentage (ook wel winrate) is het aandeel offertes dat opdracht wordt:

Scoringspercentage = aantal gewonnen offertes ÷ aantal verstuurde offertes

Reken het bij voorkeur ook in euro’s: welk deel van de geoffreerde omzet wordt echte omzet? Een paar grote offertes die je mist, zeggen meer dan tien kleine.

Waarom dit zo zwaar weegt

Dit is een verzonnen voorbeeld om de rekensom te laten zien.

Een bedrijf verstuurt 120 offertes per jaar, gemiddeld €3.500 per offerte. Bij een scoringspercentage van 30% zijn dat 36 opdrachten, samen €126.000 omzet.

Scoringspercentage	Opdrachten	Omzet
30%	36	€126.000
35%	42	€147.000

Vijf procentpunt hoger scoren levert in dit voorbeeld €21.000 extra omzet op, uit precies dezelfde aanvragen. Om hetzelfde te bereiken met meer aanvragen, had het bedrijf 20 extra offertes moeten maken.

Wat je per offerte bijhoudt

Je hebt geen CRM nodig om te beginnen. Een lijst met per offerte deze gegevens is genoeg:

• datum verstuurd en bedrag;
• type werk;
• waar de klant vandaan kwam (website, doorverwijzing, vaste klant, platform);
• uitkomst: gewonnen, verloren of nog open;
• bij verlies, als je het weet: waarom.

Wat je daarna ziet

Met een paar maanden gegevens worden de patronen zichtbaar:

• Per bron: aanvragen via doorverwijzing scoren vaak heel anders dan aanvragen via een platform. Dat zegt iets over waar je je tijd in steekt.
• Per type werk: bij sommig werk win je bijna altijd, bij ander werk ben je vooral de prijsvergelijker.
• Doorlooptijd: hoe lang staat een offerte open voordat er een besluit valt? Offertes die lang openstaan, worden vaak niets meer.
• Openstaande waarde: hoeveel geld staat er nu in offertes zonder antwoord? Dat is je directe opvolglijst.

Opvolgen zonder te pushen

Opvolgen hoeft geen verkooptruc te zijn. Een kort belletje na een week ("Is alles duidelijk, heb je nog vragen?") helpt de klant beslissen en geeft jou informatie, ook als het antwoord nee is. Juist dat "nee, want…" maakt je volgende offerte beter. En voor de offertes die je wel wint: met een nacalculatie zie je of ze ook opleverden wat je dacht.

Zo ziet je offertestroom eruit in een dashboard

Kies een bron en zie hoeveel aanvragen offerte en opdracht worden. Met de schuif bepaal je vanaf hoeveel dagen een offerte als “te lang open” telt. Die lijst is je opvolglijst.

Van aanvraag tot opdrachtFictieve cijfers

Alle Website Mond-tot-mond Bestaande klant Social

Offerte → opdracht–

Gem. orderwaarde–

Omzet gewonnen–

Openstaande offertes, langer open dan

14 dagen

Hangt hiermee samen

• Marge per opdracht berekenen: niet elke gewonnen offerte is een goede opdracht. Kijk ook wat hij per uur oplevert.
• Nacalculatie maken: controleer of gewonnen opdrachten opleverden wat de offerte beloofde.
• Extra medewerker terugverdienen: scoor je beter, dan komt de vraag of je genoeg handen hebt.

Welk pakket past hierbij?

Met Sturen op cijfers zie je je offertes live: per bron, per type werk en met een signaal als offertes te lang openstaan. In Groeien met advies analyseren we daarnaast je hele funnel, van aanvraag tot betaalde factuur, en bespreken we elke maand waar de groei zit.

Vakbedrijf in de IJmond, Kennemerland of elders in Noord-Holland? Dan kom ik langs op de zaak. Online kan ook.

Geschreven door Jeroen Kooij, Vakcijfers